Montag, 8:40 Uhr. Jana leitet den Kundenservice eines Dichtungsherstellers mit 400 Beschäftigten. Auf ihrem Bildschirm liegt eine Reklamation: Ein Kunde meldet, dass eine Lieferung nicht der Spezifikation entspricht. Jana öffnet Teams, klickt auf das bunte Copilot-Symbol und fragt, was die interne Richtlinie für diesen Fall vorsieht. Die Antwort ist freundlich, allgemein und nutzlos. Sie klingt nach Lehrbuch, nur eben nicht nach ihrer Firma.
Zwei Schreibtische weiter stellt ihr Kollege Tarek dieselbe Frage. Er bekommt die richtige Richtlinie, den zuständigen Ansprechpartner und einen Verweis auf die letzte Besprechung zum Thema. Gleiche Firma, gleiches Symbol, gleiche Frage. Und doch zwei völlig verschiedene Antworten.
Jana ruft in der IT an. „Wir haben doch Copilot“, sagt sie. Am anderen Ende entsteht eine Pause. Dann: „Welchen meinst du?“
In dieser kleinen Pause steckt Microsofts ganzes Copilot-Problem.
Ein Name, viele Produkte: warum die Rückfrage berechtigt ist
Microsoft nennt inzwischen sehr vieles Copilot. Der Strategieberater Tey Bannerman hat im Frühjahr 2026 nachgezählt, weil es keine offizielle Liste gibt. Er kam auf 81 Produkte mit diesem Namen, darunter Apps, Funktionen, eine Taste auf der Tastatur und eine ganze Kategorie von Laptops. Am 25. September hat Microsoft die Oberfläche erneut umgebaut, diesmal in die Bereiche Home, Code und Autopilot. Die App heißt jetzt schlicht Microsoft Copilot, und sie zieht auf eine neue Adresse um.
Das wäre eine Randnotiz, wenn hinter den Namen dasselbe steckte. Genau das tut es nicht. Copilot ist aus drei Gründen nicht gleich Copilot:
- Verschiedene Produkte. Der Copilot für die Büroarbeit, der GitHub Copilot für Programmierer, der Copilot in Power BI und der Copilot für Privatkonten teilen sich den Namen, aber weder Lizenz noch Vertrag noch Funktionsumfang.
- Verschiedene Lizenzstufen. Hinter demselben Symbol liegen unterschiedliche Lizenzen, bezahlt pro Person oder nach Verbrauch.
- Verschiedene Oberflächen. Derselbe Copilot sieht im Chat, in Outlook und in Word jeweils andere Daten.
Tarek hat die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot für 26 Euro im Monat, in der App als „Microsoft 365 Copilot (Premium)“ gekennzeichnet. Jana hat sie nicht. Deshalb darf sein Copilot in Mails, Besprechungen und Dateien nachsehen. Ihrer arbeitet mit dem Web und mit dem, was sie ihm ausdrücklich gibt.
Relevant wird diese Namensakrobatik dort, wo aus einem Symbol eine Investitionsentscheidung wird für Copilot im Unternehmen. Microsoft meldete Ende Juli 2026 über 30 Millionen bezahlte Copilot-Sitze, also Nutzerlizenzen. Bei rund 450 bis 465 Millionen Microsoft-365-Sitzen sind das sechs bis sieben Prozent. Der große Teil der Kundschaft steht also noch vor der Frage, die Jana gerade am Telefon hört.
Und es geht längst um mehr als einen Chat. Fachabteilungen können heute selbst Agenten bauen (KI-Assistenten, die Anweisungen folgen, angebundenes Wissen nutzen und über Werkzeuge handeln), Abläufe automatisieren und Apps zusammenklicken. Das ist eine echte Öffnung von Technik, die früher der IT vorbehalten war. Nur: Die Werkzeuge sind einfacher geworden, die Bedingungen dahinter nicht.
Dieser Text geht deshalb Schritt für Schritt vor, wie ein Rundgang durch einen Maschinenraum: erst die Abkürzung, dann die Voraussetzungen und die Landkarte, danach ein durchgespielter Fall aus dem Unternehmensalltag, am Ende Kosten und Nutzen.
Die Abkürzung: erst das Problem benennen, dann das Produkt
Die gute Nachricht zuerst: Niemand muss alle Produkte lernen. Es reicht zu wissen, welche Art von Problem man hat. Damit lässt sich die Auswahl stark eingrenzen.
| Ausgangslage | Passendes Werkzeug |
|---|---|
| Einzelfrage, Entwurf, Zusammenfassung | Microsoft Copilot |
| Viele stellen immer wieder ähnliche Fragen | Wissensagent |
| Strukturierte Eingabe mit Pflichtfeldern | Power Apps |
| Bekannter, wiederkehrender Ablauf | Power Automate |
| Arbeit abgeben | Cowork, Agent oder Workflow, je nach Fall. Dazu unten „Vier Wege, Arbeit abzugeben“ |
| Kennzahlen und Berichte | Power BI, bei Bedarf Fabric |
| Eigene KI-Logik, eigene Modellwahl | Foundry, GitHub Copilot |
Hinter der Tabelle stehen fünf Blöcke. Mehr muss man für den Anfang nicht unterscheiden:
- Copilot für die eigene Wissensarbeit.
- Agenten für wiederkehrende Fragen und Aufgaben.
- Power Platform, Microsofts Werkzeugfamilie für Apps und Abläufe, für strukturierte Prozesse.
- Power BI und Fabric für Daten und Analyse.
- Foundry und GitHub Copilot für die Entwicklerwelt.
Mit den ersten beiden werden die meisten Beschäftigten tatsächlich zu tun haben. Die übrigen drei braucht man erst, wenn aus einer Frage ein Prozess, eine Auswertung oder eine eigene Anwendung wird. Was nur IT und Entwickler betrifft, steht in diesem Text in Kästen. Adressen, weitere Agenten und die Privatabos stehen im Nachschlageteil am Ende.
Janas Frage vom Montagmorgen ist eine Einzelfrage und gehört in Block eins. Dass sie trotzdem scheiterte, liegt an den Voraussetzungen.
Copilot im Unternehmen: vier Dinge klären, bevor irgendwer etwas kauft
1. Welches Konto, welche Stufe? So liest man das eigene Etikett
Konto, Lizenz und Oberfläche: Diese drei Dinge erklären die meisten Copilot-Rätsel. Für den Alltag reicht zunächst eine einzige Unterscheidung: Hat jemand nur den Chat, der im Arbeitskonto ohne Aufpreis enthalten ist, oder darf Copilot auf Mails, Besprechungen und Dateien zugreifen? Erst danach lohnen sich Microsofts genaue Bezeichnungen. Bei Arbeitskonten zeigt Microsoft die Stufe als Kennzeichnung an:
| Kennzeichnung | Zusatzlizenz | Copilot in Word, Excel, PowerPoint, OneNote | Arbeitsdaten im Chat |
|---|---|---|---|
| Copilot Chat (Basic) | nein | nein | nur Eingefügtes, Hochgeladenes, Verlinktes |
| Microsoft 365 Copilot (Basic) | nein | ja, mit Standardzugang | wie oben |
| Microsoft 365 Copilot (Premium), teils Pro genannt | ja | ja, voller Umfang mit bevorzugtem Zugang | Mails, Besprechungen, Chats, Dateien |
Stand: 3. Oktober 2026.
Standardzugang heißt, dass Copilot bei hoher Auslastung eingeschränkt sein kann. In Outlook gibt es laut Microsoft auch ohne Zusatzlizenz einen begrenzten Blick in Postfach und Kalender. Wonach sich die beiden Basic-Stufen verteilen, nennt die geprüfte Dokumentation nicht.
Vorsicht, Verwechslungsgefahr. „Premium“ und „Pro“ gibt es zweimal. Am Arbeitskonto ist „(Premium)“ oder „(Pro)“ die Kennzeichnung für die Zusatzlizenz des Unternehmens. Microsoft 365 Premium und Microsoft 365 Pro sind dagegen Abos für Privatpersonen, mit eigenen Preisen und eigenem Umfang. Sie stehen im Nachschlageteil.
Nachsehen. Mit dem Arbeitskonto unter m365.cloud.microsoft anmelden und auf der Startseite nach unten scrollen. Unter dem eigenen Namen steht die Kennzeichnung.
Aufsteigen. Die Zusatzlizenz vergibt die IT. Microsoft verweist Beschäftigte an ihren Administrator. Wo der Selbstkauf gesperrt ist, lässt sich eine Lizenzanfrage stellen, die im Admin Center landet. Nach der Zuweisung kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Copilot erscheint.
Jana hat jetzt verstanden, warum Tarek mehr findet. Gelöst ist ihr Problem damit noch nicht.
2. Chat oder Copilot in Word, Excel, Outlook: zwei Türen, ein Assistent
Viele kennen zwei Eingänge und fragen sich, wie sie zusammengehören: den Chat, der sich im Browser unter m365.cloud.microsoft/chat öffnet, und das Copilot-Symbol in Word, Excel oder Outlook.
Der Chat ist der Eingang für Fragen, deren Antwort irgendwo liegen kann. Laut Microsoft stützt er Antworten auf Arbeits- und Webdaten. Ein Schalter legt fest, worauf er zugreift: Ist er an, nutzt der Chat Arbeitsdaten und Web. Ist er aus, bleiben das Web und angehängte Dateien. Diesen Schalter gibt es nur mit Zusatzlizenz. Derselbe Chat steckt auch in Teams, Outlook und im Browser Edge. Seine Adresse zieht gerade auf copilot.cloud.microsoft um.
Copilot in den Programmen ist der Eingang für die Arbeit an einer Sache. Microsoft schreibt, er helfe dort bei bestimmten Zielen und Aufgaben, in Word etwa beim Entwerfen und beim Zusammenfassen eines Dokuments. In Outlook dreht er sich um Postfach und Kalender, in Teams um Besprechungen.
Der Zusammenhang: Es ist derselbe Assistent, mit denselben Lizenzstufen und denselben Berechtigungen. Verschieden ist der Blickwinkel. Der Chat schaut über alles, was man sehen darf. Der Copilot im Programm schaut auf das Werkstück vor einem. Wer noch nicht weiß, wo die Antwort liegt, fragt im Chat. Wer schon im Dokument oder in der Mail sitzt, bleibt dort.
3. Wo liegen die Daten überhaupt?
Hier hilft ein Bild: Teams ist die Eingangshalle, nicht das Lager. Wer eine Datei in einen Teams-Kanal lädt, legt sie in Wahrheit in SharePoint ab, Microsofts Dienst für gemeinsame Dokumente, Wissensseiten und Listen. Wer eine Datei in einem Chat verschickt, speichert sie in seinem eigenen OneDrive, dem persönlichen Arbeitsspeicher im Firmenkonto, und gibt sie nur für die Gesprächsteilnehmer frei.
Copilot findet, was jemand sehen darf, und genau darin liegen Stärke und Risiko. Sind Ordner in SharePoint zu großzügig freigegeben, fiel das früher kaum auf, weil niemand zehn Ebenen tief klickte. Ein Assistent, der alles Erreichbare durchsucht, macht es sichtbar. Fachleute nennen das Oversharing. Datenpflege, Freigaben und Copilot-Zugriff sind also dieselbe Aufgabe.
Für Jana heißt das: Selbst die Zusatzlizenz würde ihr nichts nützen, wenn die richtige Richtlinie in einem Ordner liegt, auf den sie keinen Zugriff hat.
4. Was ist fertig, was ist Vorschau?
Microsoft kündigt viel an und liefert in Wellen. Manche Funktionen sind allgemein verfügbar, andere laufen als Preview (Vorschau, noch nicht für alle und ohne Zusagen) oder nur im Frontier-Programm, Microsofts Kanal für frühen Zugang. Wer einen Artikel oder ein Video zum Thema sieht, sollte zuerst aufs Datum schauen. Von sieben Fachbeiträgen des Sommers 2026, die für diesen Artikel ausgewertet wurden, waren vier binnen Wochen in mindestens einem Punkt überholt. Deshalb tragen die Tabellen zu Namen, Zugängen und Preisen in diesem Text ein Datum.
Die Landkarte: fünf Stockwerke auf einem Fundament
Man kann sich Microsofts Angebot wie ein Gebäude vorstellen. Im Fundament liegen die Arbeitsdaten, darüber sitzt der Assistent. Weiter oben wird automatisiert, analysiert und schließlich entwickelt. Jedes Stockwerk steht für eine andere Art von Arbeit.
Die wichtigsten Türen sind schnell genannt: copilot.cloud.microsoft für den Chat, copilotstudio.microsoft.com für Agenten, make.powerapps.com und make.powerautomate.com für Apps und Abläufe, app.powerbi.com für Berichte. Die vollständige Liste steht im Nachschlageteil.
Fundament: wo die Arbeit liegt
Teams ist die Oberfläche, SharePoint das gemeinsame Lager, OneDrive der persönliche Spind. Alles, was darüber passiert, greift auf diese Ebene zu. Wer die Stockwerke verstehen will, muss deshalb zuerst wissen, was hier unten liegt und wer darauf zugreifen darf.
Erster Stock: Copilot für die eigene Wissensarbeit
Microsoft Copilot im engeren Sinn ist die KI-Unterstützung für Fragen, Texte, Recherche und die Arbeit in den Office-Programmen. Das ist das Werkzeug, vor dem Jana am Montag saß.
Copilot Cowork geht einen Schritt weiter. Statt zu antworten, erledigt Cowork mehrstufige Aufgaben in Microsoft 365: Unterlagen erstellen, einen Posteingang ordnen, eine Besprechung vorbereiten. Der Mensch gibt Ziel und Grenzen vor. Vor heiklen Aktionen wie dem Versand einer Mail fragt Cowork nach. Allgemein verfügbar ist es seit dem 16. Juni 2026.
Zweiter Stock: Agenten für wiederkehrende Fragen und Aufgaben
Microsoft beschreibt Agenten als Erweiterungen, die Copilot für bestimmte Aufgaben spezialisieren. Das klingt übersichtlich. Die Produktpalette ist es weniger. Denn „Agent“ ist bei Microsoft kein einzelnes Produkt, sondern eine Kategorie. Manche Agenten sind fertig, manche baut man selbst. Manche arbeiten nur auf Anfrage, andere dauerhaft. Angeboten werden sie auf fünf Wegen, vom fertigen Helfer bis zum Dauerläufer:
| Angebot | Was man bekommt | Wann es passt |
|---|---|---|
| Fertige Agenten wie Researcher und Analyst | Gründliche Recherche und Datenauswertung, ohne zu bauen | Anspruchsvolle Einzelaufgabe |
| Agent Builder | Eigener Wissensagent per Beschreibung | Viele stellen ähnliche Fragen |
| Copilot Studio | Agent mit Werkzeugen, Abläufen und mehreren Kanälen | Der Agent soll handeln und viele bedienen |
| Cowork | Fertiger Agent für die eigene mehrstufige Aufgabe | Einmalige delegierte Arbeit |
| Autopilot, früher Scout | Dauerläufer mit eigener Identität | Fortlaufende Aufgaben |
Wer welches Angebot nutzen darf, hängt an drei Dingen: an der Zusatzlizenz, an einer Abrechnung nach Verbrauch und an der Freigabe durch die IT. Was für welches Angebot gilt und wie man den eigenen Zugang prüft, steht im Nachschlageteil.
Fertige Agenten stehen im Agent Store. Microsoft nennt ihn die zentrale Stelle, an der man Agenten findet und installiert. In der Copilot-App öffnet ihn der Eintrag „All agents“ im Bereich „Agents“. Die Bezeichnungen stammen aus der englischen Oberfläche, in der deutschen können sie übersetzt sein. Die beiden wichtigsten Agenten dort: Researcher, in der deutschen Oberfläche Recherche-Agent, macht aus einer Frage einen Bericht mit Gliederung und Quellen und sucht dafür im Web und in den Arbeitsdaten. Er braucht länger als der Chat, für schnelle Antworten bleibt der Chat die bessere Wahl. Analyst wertet Rohdaten aus und rechnet dafür mit Programmcode, den man einsehen kann. Was sonst im Regal steht, zeigt der Nachschlageteil.
Copilot Scout, von Microsoft als Microsoft Scout vorgestellt, ist bereits Geschichte. So hieß im Sommer 2026 ein Agent, der auf dem eigenen Rechner installiert wurde. Seit dem 25. September heißt das Konzept Autopilot und beschreibt etwas anderes: einen Agenten, der in der Cloud dauerhaft weiterarbeitet, mit eigener Identität, eigenem Gedächtnis und eigenem Arbeitsbereich. Autopilot läuft derzeit nur als Private Preview. Was Scout auf dem Schreibtischrechner konnte, sollte man nicht ungeprüft auf Autopilot übertragen.
Kasten für IT und Entwickler: zwei Namen, die keine Agenten sind
Wer „Microsoft 365 Agent“ hört, sollte nachfragen. Gemeint sein können die Agenten selbst, aber auch zwei Dinge, die nur ähnlich heißen. Agent 365 ist ein Verwaltungsangebot mit Register, Identitäten und Schutzfunktionen für Agenten. Es baut nichts. Das Microsoft 365 Agents SDK ist ein Baukasten für Entwickler, der Nachrichten zwischen Nutzern und eigener Logik transportiert. Microsoft schreibt selbst, das SDK sei kein KI-Modell und kein Werkzeug ohne Programmierung.
Dritter Stock: Power Platform für strukturierte Prozesse
Wer selbst bauen will, landet bei drei Werkzeugen. Power Apps liefert die Bedienoberfläche, also Formulare und Masken für strukturierte Vorgänge. Power Automate automatisiert wiederkehrende Abläufe: Ein Auslöser startet, Bedingungen entscheiden, Aktionen laufen. Copilot Studio aus dem zweiten Stock gehört ebenfalls hierher. Es ist ein grafisches Low-Code-Studio (Bauen per Konfiguration statt Programmierung) für Agenten und für Workflows, also festgelegte Abläufe aus Auslöser, Bedingungen und Aktionen.
Vierter Stock: Power BI und Fabric für Daten und Analyse
Power BI macht aus Daten Kennzahlen, Berichte und Dashboards, also aus Tabellen idealerweise Entscheidungen. Microsoft Fabric ist die Plattform darunter und daneben: Sie holt Daten aus vielen Quellen, bereitet sie auf und hält sie in einem gemeinsamen Speicher namens OneLake. Power BI ist ein Kernbestandteil von Fabric, funktioniert aber auch ohne eigene Fabric-Kapazität, also ohne gemietete Rechenleistung für die Plattform. Ein bestehendes Berichtswesen muss nicht erst zu einem Datenplattform-Projekt werden.
Wofür braucht Copilot in Power BI dann Fabric? Für die Rechenleistung, nicht für die Bedeutung der Daten. Copilot in Power BI läuft laut Microsoft nur, wenn der Arbeitsbereich mit den Berichten auf einer bezahlten Fabric-Kapazität ab der kleinsten Stufe F2 liegt oder auf Power BI Premium ab P1. Eine Pro-Lizenz allein genügt nicht.
Die Bedeutung liefert das semantische Modell (die Schicht zwischen Rohdaten und Bericht, in der Tabellen, Beziehungen und Kennzahlen mit ihren fachlichen Definitionen stehen). Es gehört zu Power BI, und Copilot beantwortet Datenfragen aus genau diesen Kennzahlen, Beziehungen und Definitionen. Ohne Vorbereitung, warnt Microsoft, deutet Copilot Daten falsch und antwortet allgemein oder ungenau. Für die Vorbereitung gibt es drei Funktionen, bisher als Vorschau: eine Auswahl der Felder, die Copilot bevorzugen soll, geprüfte Antworten auf typische Fragen und Anweisungen in normaler Sprache. Fabric liefert die Rechenleistung, das semantische Modell den fachlichen Sinn. Wer nur Kapazität kauft, bekommt möglicherweise schnellere Antworten, aber noch lange keine verlässlicheren.
Dachgeschoss: Foundry und GitHub Copilot, die Werkstatt der Entwickler
Microsoft Foundry ist schließlich die Werkstatt für Entwickler. Dort lassen sich KI-Modelle auswählen, laut Microsoft über 10.000, und eigene Agenten und KI-Anwendungen bauen, testen und betreiben. GitHub Copilot hilft beim Programmieren selbst: Code verstehen, schreiben, ändern, prüfen. Trotz des Namens ist es eine eigene Welt mit eigener Lizenz. Eine Office-Lizenz schaltet es nicht frei.
Vier Wege, Arbeit abzugeben: Power Automate, Copilot Studio, Cowork und Autopilot
Diese vier werden am häufigsten verwechselt, weil alle nach „mach du mal“ klingen. Sie unterscheiden sich darin, wer den Weg festlegt und für wen das Ergebnis ist.
| Power Automate | Copilot Studio | Copilot Cowork | Autopilot, früher Scout | |
|---|---|---|---|---|
| Wer legt den Weg fest? | Ein Mensch, vorab und Schritt für Schritt | Ein Mensch baut den Agenten, der Agent wählt je Anfrage Wissen und Werkzeug | Der Nutzer nennt das Ziel, Cowork plant die Schritte | Der Agent arbeitet fortlaufend an seinem Auftrag |
| Wer startet? | Ereignis, Klick oder Zeitplan | Die Frage eines Nutzers | Der Nutzer, je Aufgabe | Niemand, er läuft dauerhaft |
| Für wen? | Für einen Prozess mit vielen Fällen | Für viele Nutzer | Für die eigene Arbeit | Für eine Person oder ein Team, mit benanntem Vorgesetzten |
| Muss man bauen? | Ja | Ja | Nein | Nein, aber beauftragen und beaufsichtigen |
| Stand am 3. Oktober 2026 | Verfügbar | Verfügbar | Verfügbar seit Juni 2026 | Private Preview |
Praktisch lässt sich die Auswahl auf vier Sätze herunterbrechen:
- Power Automate, wenn der Ablauf bekannt ist, sich wiederholt und nachvollziehbar laufen soll. Beispiel: Jede Gutschrift über 500 Euro geht zur Freigabe an die Teamleitung.
- Copilot Studio, wenn viele Menschen wechselnde Fragen stellen oder per Gespräch etwas auslösen wollen. Der Agent kann einen Ablauf als Werkzeug aufrufen. Studio und Power Automate sind deshalb selten Konkurrenten und oft Partner.
- Cowork, wenn eine einzelne Person eine einmalige, mehrstufige Aufgabe loswerden will. Es gibt nichts zu bauen und nichts zu warten.
- Autopilot, wenn eine Aufgabe ohne Anstoß weiterlaufen soll. Das ist bisher eine Vorschau und damit nichts, worauf man heute einen Prozess stützt.
Zwei Werkzeuge, ein Bild: Cloud Flow oder Agent Flow? Wer Abläufe baut, stößt auf eine Merkwürdigkeit. Power Automate und Copilot Studio sehen beim Bauen fast gleich aus, Microsoft nennt die Ergebnisse aber Cloud Flow und Agent Flow. Der Unterschied liegt weniger in der Technik als in der Abrechnung. Ein Cloud Flow läuft über eine Power-Automate-Lizenz. Enthält er einen KI-Prompt, gilt er als Premium-Flow. Ein Agent Flow braucht keine solche Lizenz. Microsoft rechnet ihn nach Verbrauch über Copilot Credits ab. Ohne Aufpreis bleibt er nur, wenn ein Agent ihn aufruft und der Nutzer die Copilot-Zusatzlizenz hat. Die Faustregel: Läuft der Ablauf für sich und sollen mehrere Kollegen ihn betreuen, ist Power Automate die bessere Wahl, denn Agent Flows lassen sich weder teilen noch gemeinsam besitzen. Ist der Ablauf ein Werkzeug eines Agenten, passt der Agent Flow. Umwandeln lässt sich nur in eine Richtung, vom Cloud Flow zum Agent Flow.
Schritt für Schritt: Janas Reklamation vom Chat bis zur Kennzahl
Zurück zu Jana. Ihr Fall eignet sich, weil er klein anfängt, mit einer einzigen Reklamation, und dann Schicht für Schicht zeigt, wann welches Werkzeug sinnvoll wird. Das Beispiel ist aus Microsofts Dokumentation abgeleitet und nicht in einer echten Umgebung getestet.
Schritt 1: Die Einzelfrage, mit Quelle
Werkzeug: Microsoft Copilot.
Vorgehen: Mit dem Arbeitskonto anmelden, die Richtlinie anhängen oder verlinken und dann fragen. Microsoft empfiehlt für jeden Prompt (die Eingabe an die KI) vier Bausteine: Ziel, Kontext, Quelle, Erwartung.
Ergebnis: Eine Antwort, die sich auf das richtige Dokument stützt.
Stolperstein: Ohne Quelle rät der Chat. Genau das ist Jana am Montagmorgen passiert.
Schritt 2: Der Wissensagent für alle
Wenn dreißig Leute dieselben Fragen stellen, lohnt sich ein Agent. Im Agent Builder, der in Copilot eingebaut ist, beschreibt man ihn in normaler Sprache, gibt ihm Anweisungen und bindet Wissen an: SharePoint-Seiten, Websites, Dateien.
Stolperstein: Hier liegt eine Falle, die leicht übersehen wird. Bindet der Agent einen SharePoint-Ordner an, gelten die Rechte des jeweiligen Nutzers. Lädt man dagegen Dateien direkt in den Agenten, gilt laut Microsoft: Wer Zugang zum Agenten hat, hat Zugang zu den Informationen in der Datei. Wer so einen Agenten firmenweit teilt, teilt den Inhalt gleich mit.
Schritt 3: Die App für die Erfassung
Eine Reklamation ist ein strukturierter Vorgang: Kunde, Artikel, Menge, Mangel, Frist. Ein Chat ist dafür charmant, aber ungeeignet. Ein Formular ist langweilig, aber richtig. In Power Apps entsteht eine Erfassungsmaske. Die Daten landen zum Beispiel in Dataverse, Microsofts Datenbank für Geschäftsanwendungen.
Stolperstein: Sobald Dataverse oder ein Premium-Konnektor (eine fertige Verbindung zu einem anderen System) im Spiel ist, reichen die in Microsoft 365 enthaltenen Rechte nicht mehr.
Schritt 4: Der Ablauf für die Genehmigung
Spätestens hier merkt Jana: Ihre eigentliche Frage lautet nicht mehr „Was sagt die Richtlinie?“, sondern „Wer muss jetzt was tun?“ Wer darf eine Gutschrift freigeben, und ab welchem Betrag? Das ist ein Workflow und gehört in Power Automate. Zuständigkeit, Statuswechsel und Freigaben werden ausdrücklich definiert.
Mit den Schritten 3 und 4 steht der Prozess. Und das ist wichtig: Er funktioniert ohne jede KI.
Schritt 5: Der Agent als zweiter Eingang
Erst jetzt lohnt sich ein Agent aus Copilot Studio. In Teams kann er Auskunft zum Stand einer Reklamation geben und zugelassene Aktionen anstoßen. Formular und fester Ablauf bleiben daneben nutzbar. Den Ablauf, den der Agent anstößt, kann Jana als Agent Flow in Copilot Studio bauen. Ruft ihn der Agent für Kollegen mit Zusatzlizenz auf, kostet das nichts extra. Der Genehmigungsablauf aus Schritt 4 bleibt dagegen in Power Automate, weil er auch ohne Agent startet und mehrere Kollegen ihn betreuen sollen.
Stolperstein: Wichtig ist die Identität. Ein Werkzeug des Agenten läuft entweder mit den Rechten des fragenden Nutzers oder mit denen des Erstellers. Microsoft empfiehlt die Ersteller-Variante nur für harmlose Fälle wie eine Wetterabfrage. Getestet werden sollte mit einem Konto mit normalen Rechten, sonst besteht der Agent eine Prüfung, die für die Belegschaft nichts aussagt.
Schritt 6: Die Kennzahlen
Wie lange dauert eine Reklamation im Schnitt, und welche Artikel fallen auf? Power BI zeigt es. Fabric kommt erst dazu, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt und aufbereitet werden müssen.
Stolperstein: Eine flüssig formulierte Antwort auf eine Kennzahlenfrage ist keine Datenqualitätsprüfung. Sind Kennzahlen und Beziehungen im semantischen Modell nicht sauber definiert, ist auch die KI-Antwort darauf wackelig.
Schritt 7: Der eigene KI-Baustein, falls nötig
Vielleicht will das Unternehmen eingehende Reklamationen automatisch nach Mangelart sortieren, und zwar mit einem eigenen, geprüften Verfahren statt mit einer Standardfunktion. Erst das wäre ein Fall für Foundry, und für die Entwickler dahinter ein Fall für GitHub Copilot. Für die meisten Firmen bleibt dieser Schritt optional.
Und Cowork? Es gehört nicht in dieses Bild, sondern daneben. Braucht Jana für das Gespräch mit dem Kunden ein Briefing aus Mails, Lieferscheinen und der Richtlinie, ist das eine einmalige delegierte Aufgabe und damit ein Fall für Cowork.
Was es kostet: ein datierter Kassenzettel
Microsoft rechnet in vier getrennten Welten ab: Nutzerlizenzen, Copilot Credits (eine Verbrauchseinheit für Agenten und delegierte Arbeit), eigene Credits bei GitHub und Kapazität für Datenplattformen. Die gemeinsame Marke täuscht: Ein gemeinsames Paket ist das nicht.
| Posten | Listenpreis ohne Umsatzsteuer, Stand 3. Oktober 2026 |
|---|---|
| Copilot Chat | ohne Aufpreis bei berechtigtem Microsoft-365-Konto |
| Microsoft 365 Copilot | 26,00 € je Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung |
| Copilot Business (bis 300 Nutzer) | 18,20 €, als Aktion bis 31.12.2026 15,60 € |
| Copilot Credit | 0,01 US-Dollar |
| Power Apps Premium | 17,30 € je Nutzer und Monat |
| Power Automate Premium | 13,00 € je Nutzer und Monat |
| Power BI Pro | 12,10 € je Nutzer und Monat |
| GitHub Copilot Business | 19 US-Dollar je Nutzer und Monat |
| Agent 365 | 15 US-Dollar je Nutzer und Monat |
Vier Fußnoten gehören gedanklich auf diesen Kassenzettel.
Erstens: Der Sitzpreis deckt den Alltag, nicht das „mach das für mich“. Cowork, Autopilot und die neuesten Modelle laufen über Credits. Microsoft nennt als Richtwert 200 bis 400 Credits für eine leichte Cowork-Aufgabe, 600 bis 1.200 für eine mittlere und 1.500 bis über 3.500 für eine schwere. Zwanzig mittlere Aufgaben im Monat kosten damit 120 bis 240 Dollar, ein Mehrfaches der Lizenz. Eine belastbare Zahl entsteht deshalb erst im eigenen Betrieb, mit echten Aufgaben, echten Nutzern und echten Fehlversuchen.
Zweitens: „Für lizenzierte Nutzer enthalten“ hat Bedingungen. Ein interner Agent aus Copilot Studio kostet nichts extra, wenn der Nutzer die Copilot-Lizenz hat, der Agent unter dessen Identität arbeitet und in Microsoft-365-Kanälen läuft. Es zählt die Lizenz des Nutzers, nicht die des Erstellers. Immer abgerechnet werden laut Microsoft unter anderem Agenten, die Bildschirme fernsteuern, und Agent Flows, die nicht von einem Agenten gestartet werden, etwa zeitgesteuerte oder durch eine eingehende Mail ausgelöste.
Drittens: Eine Warnung ist keine Sperre. Budgets und Alarme informieren, sie stoppen laut Dokumentation nichts. Wer eine harte Grenze will, muss Limits mit Stopp-Option einrichten.
Viertens: Kapazität ersetzt keine Nutzerlizenz. Unterhalb der Fabric-Stufe F64 braucht jeder, der einen Bericht ansieht, mindestens eine eigene Pro-Lizenz. Copilot in Power BI setzt eine bezahlte Kapazität voraus, Fabric ab F2 oder Power BI Premium ab P1, und verbraucht dort Rechenleistung.
Beispielrechnung für ein Team mit 50 Personen
- 50 Zusatzlizenzen zu 26,00 €: 1.300 € im Monat.
- Plus Verbrauch: Bei einer Person mit zwanzig mittleren Cowork-Aufgaben kämen nach Microsofts Richtwert weitere 120 bis 240 Dollar im Monat hinzu.
- Plus Power-Platform-Lizenzen, sobald Premium-Funktionen wie Dataverse im Spiel sind: Power Apps Premium 17,30 €, Power Automate Premium 13,00 € je Nutzer.
- Plus Power BI Pro zu 12,10 € je Nutzer und bei Bedarf Fabric-Kapazität.
Die Copilot-Lizenz ist also nicht „der KI-Preis“. Sie ist eine Zeile auf dem Kassenzettel.
Was Copilot tatsächlich bringt und was man darüber weiß
Die britische Regierung ließ 20.000 Beschäftigte Copilot testen. Sie berichteten im Schnitt 26 Minuten Zeitersparnis am Tag. Das ist eine Selbstauskunft. Das größte Feldexperiment mit über 6.000 Beschäftigten in 56 Firmen maß bei aktiven Nutzern rund zwölf Prozent kürzere Zeit bis zur Fertigstellung von Dokumenten und keine Veränderung bei der Besprechungszeit. Alle vier Autoren arbeiten bei Microsoft. Ein anderer britischer Test fand keinen belastbaren Beleg für höhere Produktivität. Seine auffälligsten Einzelbefunde beruhen allerdings auf sechs Personen.
Die nüchterne Antwort lautet: Wirkung gibt es, aber nicht als Naturgesetz. Sie hängt an der Aufgabe. Wer es wissen will, muss an eigenen Aufgaben messen, im Vergleich zur bisherigen Arbeitsweise.
Zwei Dinge, die nicht auf der Verpackung stehen
Wohin die Daten reisen
Für Unternehmen in der EU gibt es mehrere Schalter, die bestimmen, ob Datenverarbeitung innerhalb Europas bleibt oder darüber hinausreicht. Modelle des Anbieters Anthropic sind für EU-Kunden standardmäßig ausgeschaltet und liegen außerhalb von Microsofts EU-Datengrenze. Das betrifft auch Cowork, das laut Microsoft für den Großteil seiner Arbeit Anthropic-Modelle einsetzen kann. Bei Spitzenlast darf die Berechnung außerdem in die USA, nach Kanada oder Australien ausweichen. Microsoft nennt das Flex Routing, und für Kundenumgebungen, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist es standardmäßig an. Die Websuche über Bing läuft unter eigenen Vertragsbedingungen. Keiner dieser Punkte ist spektakulär, aber jeder gehört bewusst geprüft, dokumentiert und entschieden.
Dass Schutzmechanismen auch versagen
Im Juni 2025 wurde unter dem Namen EchoLeak eine Schwachstelle bekannt. Eine präparierte Mail konnte Copilot dazu bringen, Unternehmensdaten nach außen zu geben, ohne dass der Empfänger etwas anklicken musste. Nötig war dafür eine Kette aus vier Umgehungen, die eine Forschungsarbeit im Einzelnen beschreibt. Die Lücke ist geschlossen, der Fall belegt also nicht, dass der Angriff heute noch funktioniert. Er zeigt die Risikoklasse. Zwischen dem 21. Januar und Mitte Februar 2026 fasste Copilot außerdem als vertraulich markierte Mails aus den Ordnern „Gesendet“ und „Entwürfe“ zusammen, obwohl Schutzregeln das verhindern sollten. Beide Fälle sprechen nicht gegen den Einsatz. Sie sprechen gegen die bequeme Vorstellung, eine einzige Schutzschicht werde schon reichen.
Dazu kommen zwei Gäste, die auf keiner Copilot-Präsentation fehlen sollten, dort aber gern etwas später auftauchen: Recht und Mitbestimmung. Die KI-Verordnung der EU verlangt seit Februar 2025, dass Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern, laut EU-Kommission inzwischen ohne vorgeschriebenes Niveau und ohne Zertifikat. Und weil Copilot Eingaben und Antworten je Person speichert, gehört die Arbeitnehmervertretung früh an den Tisch.
Ergebnis: fünf Fragen statt einer Copilot-Strategie
Jana hat am Ende der Woche vor allem eines nicht getan: Lizenzen für alle bestellt. Sie hat mit der IT fünf Fragen beantwortet, und die taugen als Prüfliste für jedes Vorhaben rund um Copilot im Unternehmen:
- Welche Aufgabe genau? Eine Einzelfrage, ein wiederkehrender Bedarf, ein Prozess oder eine Auswertung verlangen verschiedene Werkzeuge.
- Welche Daten, und wer darf sie sehen? Die Antwort liegt in SharePoint und OneDrive, nicht in Copilot.
- Wer handelt? Unter wessen Identität läuft eine Aktion, und wer gibt sie frei?
- Was kostet ein akzeptiertes Ergebnis? Lizenz plus Verbrauch plus Nacharbeit, einschließlich der Fehlversuche.
- Wer ist zuständig, wenn sich etwas ändert? Modell, Quelle oder Schnittstelle wechseln schneller als Verträge.
Für die Reklamationen bekommt ihr Team eine App und einen Genehmigungsablauf. Der Wissensagent für die Richtlinien folgt, sobald die SharePoint-Ordner aufgeräumt sind. Drei Personen mit vielen Kundengesprächen erhalten die Zusatzlizenz und ein Budget für Cowork, über das nach zwei Monaten Bilanz gezogen wird. Das ist unspektakulär. Aber genau darin liegt der Unterschied zwischen „Wir haben Copilot“ und „Wir wissen, wofür wir Copilot einsetzen“.
Ausblick: der Kollege mit eigenem Konto
Die spannendste Zeile der Landkarte ist ausgerechnet die, die noch nicht fertig geschrieben ist. Autopilot beschreibt einen Agenten, der weiterarbeitet, wenn niemand hinsieht, mit eigener Identität, eigenem Gedächtnis und einem Menschen als Vorgesetztem. Microsoft meldete im Juli fast 40 Millionen registrierte Agenten bei seinen Kunden. Mit Agent 365 gibt es dafür bereits ein eigenes Verwaltungsangebot mit Register und Identitäten, fast wie eine Personalverwaltung für Software.
Bisher war ein Programm ein Werkzeug, und verantwortlich war, wer es bediente. Das Rollenbild war simpel: Mensch handelt, Software hilft. Ein Agent mit eigenem Konto verschiebt diese Linie. Er bekommt Rechte wie ein Mitarbeiter, aber er kündigt nicht, wenn sein Ersteller die Firma verlässt, und er fragt nicht nach, wenn seine Aufgabe nicht mehr zur Lage passt.
Bauen kann inzwischen fast jeder. Wer aber ist zuständig für das, was ein Agent in Janas Namen entschieden hat: Jana, die IT, der Hersteller? Microsoft hat darauf viele technische Antworten. Die organisatorische muss jedes Unternehmen selbst finden.
Zum Nachschlagen
Stand: 3. Oktober 2026. Namen, Adressen und Bedingungen ändern sich bei Microsoft derzeit binnen Wochen.
Die Türschilder: unter welcher Adresse man was findet
Die Adressen sind für die meisten Unternehmen dieselben, wenn man mit dem Arbeitskonto angemeldet ist. Zwei Ausnahmen tragen den Firmennamen in der Adresse: SharePoint und OneDrive. Ob sich hinter einer Tür etwas öffnet, entscheiden Lizenz und Freigabe der IT.
| Produkt | Adresse im Browser | Hinweis |
|---|---|---|
| Microsoft Copilot, Chat | copilot.cloud.microsoft | Wird Hauptadresse der Copilot-App, bisher m365.cloud.microsoft |
| Agent Store | In Copilot links „Agents“, dann „All agents“ | |
| Copilot Cowork | In Copilot der Umschalter „Cowork“ neben „Chat“ | Auch in der Desktop-App |
| Autopilot, früher Scout | Bereich in der neuen Copilot-App | Private Vorschau |
| Copilot Studio | copilotstudio.microsoft.com | |
| Power Automate | make.powerautomate.com | |
| Power Apps | make.powerapps.com | |
| Power BI | app.powerbi.com | |
| Fabric | app.fabric.microsoft.com | Gleiche Plattform wie Power BI, mit Umschalter |
| Foundry | ai.azure.com | Braucht ein Konto bei Azure, Microsofts Cloud-Plattform |
| GitHub Copilot | github.com/copilot | Meist direkt im Programmiereditor genutzt |
| Teams | teams.cloud.microsoft | Löst teams.microsoft.com ab |
| SharePoint | firmenname.sharepoint.com | Oder über das App-Startfeld (Neun-Punkte-Symbol) unter m365.cloud.microsoft |
| OneDrive | App-Startfeld unter m365.cloud.microsoft | Dahinter liegt firmenname-my.sharepoint.com |
Zugang zu Agenten im Unternehmen
| Angebot | Zugang |
|---|---|
| Fertige Agenten wie Researcher und Analyst | Zusatzlizenz |
| Agent Builder | Bauen auch ohne Zusatzlizenz. Firmendaten als Wissen brauchen Lizenz oder Verbrauchsabrechnung |
| Copilot Studio | Arbeitskonto. Die kostenlose Testphase erlaubt Bauen und Testen, aber kein Veröffentlichen |
| Cowork | Zusatzlizenz, Verbrauchsabrechnung und Aufnahme in eine Ausgabenrichtlinie |
| Autopilot, früher Scout | Zusatzlizenz, Verbrauchsabrechnung und Frontier-Freischaltung, private Vorschau |
Verbrauchsabrechnung heißt: Das Unternehmen zahlt nach Nutzung, je nach Dienst zusätzlich zur Lizenz oder an ihrer Stelle. Eine Ausgabenrichtlinie legt fest, wer einen solchen Dienst nutzen darf und mit welchem Limit.
Den eigenen Zugang zeigt der Agent Store. Drei Hinweise reichen:
- Steht bei einem Agenten Add, darf man ihn nutzen. Steht dort Request approval, muss die IT zustimmen.
- Fehlt ein Agent ganz, kann die IT ihn gesperrt oder nicht freigegeben haben. Administratoren legen fest, wer Agenten nutzen darf und ob Agenten von Microsoft, von Fremdanbietern oder aus dem eigenen Haus erscheinen.
- Agenten aus dem Frontier-Programm tragen den Zusatz „(Frontier)“. Die Voreinstellung dafür lautet: kein Zugang.
Ohne Zusatzlizenz sind Agenten kostenlos nutzbar, die nur mit Anweisungen und öffentlichen Webseiten arbeiten. Agenten mit Firmendaten rechnet Microsoft dann nach Verbrauch ab, sofern das Unternehmen diese Abrechnung eingerichtet hat. Mehr Zugang gibt es immer nur über die IT: Lizenz, Ausgabenrichtlinie, Frontier. Praktisch heißt das: Für Researcher und Analyst braucht man die Zusatzlizenz. Für Cowork kommen Verbrauchsabrechnung und die Aufnahme in eine Ausgabenrichtlinie hinzu. Für Autopilot braucht es Zusatzlizenz, Verbrauchsabrechnung und die Frontier-Freischaltung. Der Weg beginnt in jedem Fall mit einer Anfrage an die IT, wie oben unter „Aufsteigen“ beschrieben.
Cloud Flow oder Agent Flow
| Cloud Flow (Power Automate) | Agent Flow (Copilot Studio) | |
|---|---|---|
| Abrechnung | Power-Automate-Lizenz, mit KI-Prompt Premium | Copilot Credits, 13 je 100 Aktionen |
| Ohne Aufpreis | Mit Standardkonnektoren über die Rechte aus Microsoft 365 | Nur bei Aufruf durch einen Agenten und Nutzer mit Zusatzlizenz |
| Teilen, Mitbesitzer | Ja | Nein |
| Desktop Flows (RPA) | Ja | Nein |
Ab dem 1. November 2026 kommen mit neuen Power-Automate-Lizenzen keine AI-Builder-Credits mehr. Prompts in Power Automate verbrauchen dann Copilot Credits, sobald vorhandene AI-Builder-Credits aufgebraucht sind.
Was sonst im Agent Store steht
Sortiert ist der Store nach Herkunft: von Microsoft gebaut, von der eigenen Organisation gebaut, von geprüften Partnern. In einem Unternehmen mit Zusatzlizenz stehen dort zum Beispiel diese fünf:
| Agent | Wann man ihn nimmt | Was man wissen sollte |
|---|---|---|
| Researcher, deutsch Recherche-Agent | Wenn aus einer Frage ein Bericht werden soll: mehrstufige Recherche in Web und Arbeitsdaten, Ergebnis mit Gliederung und Quellen | Dauert länger als der Chat. Für schnelle Antworten bleibt der Chat die bessere Wahl |
| Analyst | Wenn Zahlen vorliegen: Rohdaten auswerten, Trends finden, Prognosen bilden | Rechnet mit Programmcode in der Sprache Python, den man einsehen kann |
| Prompt Coach | Wenn die eigenen Eingaben besser werden sollen: Er prüft Prompts, korrigiert sie und zeigt Beispiele | Ein Lernwerkzeug für Einsteiger, kein Arbeitsagent |
| Planner Agent | Wenn Arbeit in Microsoft Planner organisiert ist: Aufgaben anlegen und ändern, Statusberichte schreiben, zugewiesene Aufgaben bearbeiten | Statusberichte erst ab zehn Aufgaben im Plan |
| Umfragen | Umfrage entwerfen, verteilen und auswerten | Auslaufmodell. Seit 31. August 2026 nicht mehr für neue Nutzer, der Nachfolger ist Copilot in Microsoft Forms |
Researcher, Analyst, Planner Agent und Umfragen setzen laut Microsoft die Zusatzlizenz voraus. Die Kurzregel: Bericht mit Quellen heißt Researcher, Datei mit Zahlen heißt Analyst, Plan mit Aufgaben heißt Planner Agent. Alles andere beginnt im normalen Chat.
Copilot für Privatpersonen
Hier heißen die Stufen anders, und zwei davon klingen wie die Kennzeichnung am Arbeitskonto: „Premium“ und „Pro“ sind im Privatbereich Abos, keine Zusatzlizenz eines Unternehmens. Welches Abo man hat, zeigt account.microsoft.com/services. Kostenlos gibt es Chat, Bilder und Datei-Uploads mit Limits. Microsoft 365 Single (10 Euro im Monat) und Family (13 Euro) bringen Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote mit begrenztem Kontingent. Microsoft 365 Premium (22 Euro) hebt die Grenzen an und enthält agentische Funktionen. Microsoft 365 Pro (110 Euro) bietet die höchste Nutzung. Die KI-Funktionen gelten nur für den Inhaber des Abos. Das frühere Einzelprodukt Copilot Pro verkauft Microsoft nicht mehr.
Bei den Agenten gilt privat: Researcher und Analyst stecken laut Microsoft nur in den Abos Premium und Pro. Cowork läuft für Privatkonten als Vorschau, ebenfalls nur mit Premium oder Pro. Copilot Studio verlangt ein Arbeits- oder Schulkonto, eine private Mailadresse genügt nicht. Zu Autopilot für Privatkonten macht Microsoft in den geprüften Quellen keine Angabe. Der Weg nach oben ist hier ein Abowechsel im eigenen Microsoft-Konto.
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